Phần tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm được trả cao hơn so với tiền lương làm việc trong giờ, ban ngày thuộc diện thu nhập miễn thuế thu nhập cá nhân. Phần tương đương tiền lương giờ bình thường vẫn là thu nhập chịu thuế. Nói ngắn gọn: miễn phần chênh, không miễn cả khoản.
Để phần chênh đó thật sự được miễn, doanh nghiệp phải chứng minh được giờ làm thêm là thật và đơn giá được tính đúng — bằng bảng chấm công, quy chế lương và bảng lương tách cột. Thiếu một trong ba thứ này, khoản miễn dễ bị loại khi kiểm tra.
Cách tính phần được miễn qua một ví dụ
Ví dụ giả định: lương của một nhân viên quy ra 50.000 đồng/giờ làm việc bình thường. Công ty trả làm thêm ngày thường bằng 150% và làm ngày nghỉ bằng 200% theo quy chế. Trong tháng, nhân viên làm thêm 10 giờ ngày thường và 8 giờ ngày nghỉ.
| Loại giờ | Số giờ | Tiền được trả | Tiền nếu làm giờ thường | Phần được miễn |
|---|---|---|---|---|
| Làm thêm ngày thường (150%) | 10 | 750.000 | 500.000 | 250.000 |
| Làm thêm ngày nghỉ (200%) | 8 | 800.000 | 400.000 | 400.000 |
| Cộng | 18 | 1.550.000 | 900.000 | 650.000 |
Điểm mấu chốt là lương giờ thường quy đổi: nó phải được tính theo đúng cách quy chế lương và pháp luật lao động quy định, gồm những khoản lương nào, chia cho bao nhiêu giờ chuẩn. Doanh nghiệp chọn cách quy đổi nào thì dùng nhất quán cho mọi người, mọi tháng, và ghi cách tính vào quy chế.
Trong 1.550.000 đồng tiền làm thêm, chỉ 650.000 đồng được miễn; 900.000 đồng còn lại cộng vào thu nhập chịu thuế tháng đó. Tỷ lệ trả làm thêm, làm đêm tối thiểu do pháp luật lao động quy định; công ty trả cao hơn thì phần chênh vẫn tính theo cách trên, nhưng nên kiểm tra quy định hiện hành về phần miễn khi đơn giá vượt xa mức luật định.
Bạn có thuộc diện không — sàng lọc nhanh
- Giờ làm thêm có được ghi trên bảng chấm công theo từng ngày, từng người không?
- Đơn giá làm thêm có được quy định trong hợp đồng lao động, quy chế lương hoặc thoả ước không?
- Tiền làm thêm có được tính theo số giờ thực tế, không phải một khoản cố định hằng tháng?
- Bảng lương có tách riêng phần lương giờ thường và phần chênh lệch không?
- Việc làm thêm có phù hợp với quy định về thời giờ làm việc và làm thêm của pháp luật lao động không?
Năm câu phải là “có” cùng lúc để phần miễn đứng vững. Câu 3 là chỗ hay hụt nhất: “phụ cấp tăng ca” trả đều mỗi tháng một số tiền, không gắn giờ, rất khó chứng minh là tiền làm thêm giờ.
Bảng lương nên thiết kế thế nào
Phần việc chính nằm ở kế toán tiền lương. Một bảng lương làm được việc chứng minh thường có:
- Cột lương giờ thường quy đổi của từng người, tính theo cách quy chế quy định.
- Cột số giờ làm thêm theo từng loại: ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ, ban đêm.
- Cột tiền làm thêm được trả và cột phần tương đương giờ thường.
- Cột phần chênh lệch được miễn thuế = hai cột trên trừ nhau.
- Cột thu nhập chịu thuế đã loại phần chênh lệch.
Làm đúng từ bảng lương tháng thì cuối năm quyết toán thay chỉ là cộng dồn. Ngược lại, cuối năm mới tách lại cho mười hai tháng là việc vừa mất công vừa dễ sai.
Nhịp làm việc hằng tháng cho kế toán tiền lương
Phần miễn thuế của tiền làm thêm chỉ đứng vững khi chuỗi dữ liệu chạy đều mỗi tháng. Một nhịp đơn giản:
- Ngày làm thêm: quản lý bộ phận ghi nhận giờ bắt đầu, giờ kết thúc, lý do làm thêm; người lao động xác nhận.
- Cuối tháng: bộ phận nhân sự chốt bảng chấm công, đối chiếu với lịch ca, loại bỏ giờ trùng, giờ chưa được duyệt.
- Tính lương: kế toán dùng đơn giá theo quy chế, tính riêng từng loại giờ, tách phần chênh lệch miễn thuế.
- Khấu trừ thuế: tính thuế trên thu nhập chịu thuế đã loại phần chênh lệch, sau khi trừ giảm trừ gia cảnh (bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng từ kỳ tính thuế 2026) và bảo hiểm bắt buộc.
- Lưu: bảng chấm công, bảng lương và chứng từ chi trả cùng một thư mục tháng.
Nếu công ty dùng phần mềm chấm công, xuất dữ liệu gốc hằng tháng và lưu lại; đừng chỉ giữ bảng tổng đã chỉnh sửa. Khi có câu hỏi, dữ liệu gốc là thứ thuyết phục nhất.
Liên quan tới chi phí được trừ của doanh nghiệp
Tiền làm thêm giờ không chỉ là chuyện thuế thu nhập cá nhân. Với thuế thu nhập doanh nghiệp, tiền lương, tiền công, kể cả tiền làm thêm, được tính vào chi phí được trừ khi thực chi, có hợp đồng lao động hoặc quy chế, có chứng từ. Cùng một bộ hồ sơ — bảng chấm công, quy chế, bảng lương, chứng từ chi — phục vụ cả hai sắc thuế.
Vì vậy một khoản “tăng ca khoán” không có giờ thật gây rủi ro hai lần: bị cộng lại vào thu nhập chịu thuế của người lao động, và có thể bị hỏi về tính có thật khi xét chi phí được trừ của doanh nghiệp. Làm đúng một lần ở bảng chấm công là giải quyết được cả hai.
Những cách làm dễ bị loại khi kiểm tra
- Trả “tăng ca khoán” cố định mỗi tháng mà không có giờ làm thêm thực tế.
- Không có bảng chấm công, hoặc bảng chấm công lập lại sau cho khớp số tiền đã chi.
- Coi toàn bộ tiền làm thêm là miễn thuế, không tách phần tương đương giờ thường.
- Số giờ làm thêm vô lý so với thời gian làm việc, hoặc vượt xa giới hạn của pháp luật lao động mà không có lý do.
- Quy đổi lương giờ thường quá thấp để phóng to phần chênh lệch, ví dụ chỉ lấy lương cơ bản mà bỏ các khoản lương khác theo quy chế.
Khi bị loại, phần chênh lệch đã miễn bị cộng lại vào thu nhập chịu thuế của từng người. Công ty phải khấu trừ bổ sung, nộp thêm cùng tiền chậm nộp (mức 0,03%/ngày theo quy định lâu nay; kiểm tra mức hiện hành) và có thể bị phạt theo nghị định hiện hành. Người lao động đã nghỉ việc thì việc thu lại càng khó.
Hồ sơ phải giữ để chứng minh
- Hợp đồng lao động, quy chế lương hoặc thoả ước có điều khoản đơn giá làm thêm giờ, làm đêm.
- Bảng chấm công chi tiết theo ngày, có xác nhận của người quản lý.
- Văn bản phân công hoặc đồng ý làm thêm giờ theo quy định lao động.
- Bảng lương tách cột như trên, có chữ ký hoặc xác nhận điện tử.
- Chứng từ chi trả lương qua ngân hàng.
- Tờ khai khấu trừ, quyết toán thuế thu nhập cá nhân và chứng từ khấu trừ đã cấp.
Chứng từ kế toán lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Bảng chấm công là chứng từ gốc của phần miễn thuế, nên lưu cùng bảng lương, không để ở bộ phận sản xuất rồi thất lạc.
Người lao động tự kiểm tra ở đâu
Đối chiếu phiếu lương hằng tháng: có dòng làm thêm giờ tách riêng không, số giờ có khớp với giờ mình làm không. Cuối năm, đăng nhập ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử cá nhân để xem thu nhập chịu thuế công ty đã khai cho mình. Nếu thấy thu nhập chịu thuế bằng đúng tổng thu nhập, không trừ phần chênh làm thêm, hỏi kế toán trước kỳ quyết toán.
Người lao động cũng nên tự giữ một ghi chép ngắn về những ngày làm thêm — ngày, giờ, việc gì, ai phân công. Không cần gửi cho ai, nhưng khi phiếu lương lệch với giờ đã làm, ghi chép đó giúp đối chiếu nhanh và giải quyết ngay trong tháng, thay vì cuối năm mới phát hiện.
Câu hỏi thường gặp
Làm thêm vào ngày lễ có được miễn nhiều hơn không?
Phần được miễn luôn là phần chênh giữa tiền được trả và tiền lương giờ thường tương ứng. Ngày lễ có đơn giá cao hơn nên phần chênh lớn hơn, nhưng cách tính không đổi.
Làm ca đêm cố định hằng tháng có được miễn phần phụ cấp đêm không?
Phần tiền lương làm việc ban đêm được trả cao hơn so với ban ngày thuộc diện miễn. Cần có bảng chấm công ca đêm và quy chế ghi rõ cách tính để chứng minh.
Nhân viên văn phòng làm thêm ở nhà có được tính không?
Về nguyên tắc có, nếu công ty phân công, ghi nhận giờ làm thêm và trả theo quy chế. Khó khăn nằm ở chứng minh, nên cần cách ghi nhận giờ làm rõ ràng như với làm tại chỗ.
Công ty trả làm thêm bằng ngày nghỉ bù thì sao?
Nghỉ bù không phải là khoản tiền, nên không phát sinh thu nhập để miễn. Vấn đề miễn thuế chỉ đặt ra khi làm thêm được trả bằng tiền.
Làm thêm vượt giới hạn giờ của luật lao động thì phần chênh có còn được miễn?
Đây là điểm nên hỏi cơ quan thuế vì liên quan đồng thời tới pháp luật lao động và thuế. Dù thế nào, số giờ vượt giới hạn là tín hiệu dễ bị kiểm tra, và doanh nghiệp còn có rủi ro riêng về lao động.
Tự quyết toán có cần nộp kèm bảng chấm công không?
Thông thường không nộp kèm, nhưng phải giữ để xuất trình khi được yêu cầu. Chứng từ khấu trừ và xác nhận thu nhập từ công ty là tài liệu chính khi tự quyết toán.
