Tặng máy tính, sửa phòng học qua ban đại diện cha mẹ học sinh: khoản chi có được trừ

Khoản tài trợ cho giáo dục có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng theo cách hướng dẫn lâu nay, bên nhận phải là cơ sở giáo dục được thành lập theo quy định, và hồ sơ phải có biên bản xác nhận khoản tài trợ ký bởi đại diện doanh nghiệp và đại diện nhà trường, kèm hoá đơn, chứng từ mua hàng hoặc chứng từ chuyển tiền. Ban đại diện cha mẹ học sinh có thể là người kết nối, vận động, giám sát, nhưng thường không phải là bên nhận tài trợ theo nghĩa của quy định thuế.

Vì vậy câu hỏi thực tế không phải “góp qua hội phụ huynh có được không”, mà là “tiền và hàng cuối cùng đi đến ai, ai ký nhận”. Bài này tách bốn cách làm thường gặp theo mức độ an toàn. Điều kiện cụ thể về khoản tài trợ được trừ cần đối chiếu Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn đang hiệu lực.

Ai là bên nhận: nhà trường hay hội phụ huynh

Ban đại diện cha mẹ học sinh là tổ chức tự quản của phụ huynh trong nhà trường, hoạt động theo điều lệ do ngành giáo dục ban hành. Ban này có thể vận động, nhưng không có tư cách pháp nhân như một tổ chức nhận tài trợ độc lập, và việc tiếp nhận tài trợ cho nhà trường phải theo quy định của ngành giáo dục về tài trợ cho cơ sở giáo dục.

Với quy định thuế, điều quan trọng là khoản tài trợ phục vụ cơ sở giáo dục, và cơ sở đó xác nhận đã nhận. Hệ quả:

• Máy tính lắp ở phòng tin học của trường, phòng học được sửa là tài sản, công trình của trường: nhà trường phải ký nhận, đưa vào sổ tài sản.
• Tiền chuyển vào tài khoản cá nhân của trưởng ban phụ huynh: doanh nghiệp gần như không có căn cứ chứng minh tiền đã phục vụ giáo dục.
• Hội phụ huynh ký biên bản thay nhà trường: biên bản thiếu chữ ký của bên nhận đúng tư cách.

Cách đơn giản để nhớ: hội phụ huynh là người đề xuất và chứng kiến, nhà trường là người nhận và ký. Ngay từ buổi bàn đầu tiên, nên mời đại diện ban giám hiệu cùng ngồi, thống nhất danh mục cần tài trợ, người ký biên bản, thời điểm bàn giao. Làm vậy vừa khớp yêu cầu của hồ sơ thuế, vừa khớp quy định của ngành giáo dục về tiếp nhận tài trợ.

Bạn có thuộc diện không — sàng lọc nhanh

1. Đơn vị thụ hưởng là cơ sở giáo dục được thành lập theo quy định (trường công lập hoặc ngoài công lập) không?
2. Nhà trường có đồng ý tiếp nhận và làm thủ tục tiếp nhận tài trợ theo quy định của ngành giáo dục không?
3. Tài trợ bằng tiền thì chuyển vào tài khoản của nhà trường hay của cá nhân? Bằng hiện vật thì có hoá đơn mua vào đứng tên doanh nghiệp không?
4. Có biên bản xác nhận khoản tài trợ ký bởi đại diện doanh nghiệp và đại diện nhà trường không?
5. Doanh nghiệp có nhận lại lợi ích gì không (biển quảng cáo, suất học ưu tiên, giảm học phí cho con nhân viên)?

Câu 1 đến 4 cùng “có” và câu 5 là “không” thì khoản chi có cơ sở để được trừ. Câu 5 là “có” thì phải xem lại bản chất: đó có thể là chi quảng cáo hoặc chi phúc lợi cho người lao động, không phải tài trợ.

Bốn cách làm thường gặp

Hội phụ huynh vẫn có vai trò trong cả bốn cách: đề xuất nhu cầu, giám sát chất lượng, có mặt khi bàn giao. Chỉ cần tách vai trò đó khỏi vai trò “bên nhận” trên giấy tờ.

Tặng bằng hiện vật: hoá đơn và thuế giá trị gia tăng

Khi tài trợ bằng máy tính, bàn ghế, thiết bị do doanh nghiệp mua hoặc tự sản xuất, có hai lớp chứng từ:

• Đầu vào: hoá đơn mua hàng đứng tên doanh nghiệp. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (Luật 48/2024/QH15).
• Đầu ra: hàng hoá dùng để cho, biếu, tặng theo quy định về hoá đơn thường phải lập hoá đơn, và việc xác định thuế giá trị gia tăng đầu ra cho hàng tặng cần đối chiếu Luật 48/2024/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ điện tử. Đừng bỏ qua bước này chỉ vì “không bán”.

Với sửa chữa phòng học, doanh nghiệp là bên ký hợp đồng và nhận hoá đơn của nhà thầu. Biên bản nghiệm thu nên có mặt nhà trường, sau đó lập biên bản bàn giao công trình và biên bản xác nhận tài trợ.

Khi khoản tài trợ có “đổi lại”

• Gắn tên, biển hiệu doanh nghiệp ở phòng học: ghi nhận đơn giản, mang tính cảm ơn, thường không làm thay đổi bản chất tài trợ. Nhưng nếu kèm hợp đồng quảng cáo, thời hạn trưng bày, quyền dùng hình ảnh, đó là chi quảng cáo, cần hoá đơn dịch vụ quảng cáo.
• Con nhân viên được giảm học phí, ưu tiên nhập học: khoản tài trợ đổi lấy lợi ích cho người lao động gần với phúc lợi, và phần lợi ích đó có thể liên quan thuế thu nhập cá nhân của người được hưởng.
• Con của giám đốc học ở trường: không tự làm khoản tài trợ sai, nhưng cần hồ sơ cho thấy tài trợ là quyết định của doanh nghiệp, phục vụ chung cho trường, không phải khoản chi cá nhân của giám đốc bằng tiền công ty.

Rủi ro khi tự áp dụng sai

Ví dụ giả định: một công ty chuyển một khoản tiền vào tài khoản cá nhân của trưởng ban phụ huynh để “góp sửa lớp”, hạch toán là chi tài trợ giáo dục. Khi kiểm tra, hồ sơ chỉ có giấy biên nhận viết tay của trưởng ban, không có hoá đơn, không có chữ ký nhà trường. Khoản chi bị loại khỏi chi phí được trừ, thuế thu nhập doanh nghiệp bị tính lại theo thuế suất áp dụng, cộng tiền chậm nộp tính theo ngày (mức 0,03%/ngày theo quy định lâu nay; kiểm tra mức hiện hành).

Rủi ro còn có phía nhà trường và phụ huynh: tài trợ không qua đúng thủ tục tiếp nhận của ngành giáo dục có thể bị xem là vận động, thu sai quy định. Doanh nghiệp làm đúng thủ tục cũng là bảo vệ cho chính những người đã kết nối.

Hồ sơ phải giữ để chứng minh

• Văn bản đề nghị hoặc kế hoạch tiếp nhận tài trợ của nhà trường; văn bản đồng ý tài trợ của doanh nghiệp (quyết định của người có thẩm quyền).
• Hoá đơn mua hàng hoặc hoá đơn của nhà thầu đứng tên doanh nghiệp; chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Hoá đơn đầu ra cho hàng cho, tặng theo quy định (nếu tài trợ hiện vật).
• Biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu công trình (nếu sửa chữa).
• Biên bản xác nhận khoản tài trợ ký bởi đại diện doanh nghiệp và đại diện nhà trường, ghi rõ giá trị, hình thức tài trợ.
• Hợp đồng quảng cáo nếu có phần đổi lại mang tính quảng cáo. Chứng từ kế toán lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.

Tự kiểm tra ở đâu: trang tra cứu thông tin người nộp thuế để xác nhận tên, mã số của nhà trường (nếu trường có mã số thuế) khớp với biên bản; cổng hoá đơn điện tử để kiểm tra hoá đơn mua vào và hoá đơn hàng tặng đã lập; sổ tài sản của nhà trường (hỏi bộ phận kế toán của trường) để chắc thiết bị đã được ghi nhận. Bài tài trợ giáo dục, y tế, thiên tai: chi phí được trừ khi có đủ gì tổng hợp điều kiện chung.