Doanh nghiệp tài trợ học bổng: điều kiện để tính vào chi phí được trừ

Học bổng doanh nghiệp tài trợ cho học sinh, sinh viên thuộc nhóm tài trợ cho giáo dục mà luật thuế thu nhập doanh nghiệp lâu nay cho tính vào chi phí được trừ, khi khoản tài trợ đi qua cơ sở giáo dục hoạt động hợp pháp hoặc tổ chức có chức năng huy động, tiếp nhận tài trợ (như quỹ khuyến học), có biên bản xác nhận và chứng từ chi. Học bổng trao thẳng cho từng em, không qua đơn vị nào, thường thiếu điều kiện về đơn vị nhận.

Còn một ranh giới quan trọng hơn: học bổng thật sự là tài trợ thì không có đổi lại. Học bổng kèm cam kết về làm việc cho công ty sau khi tốt nghiệp là chi phí tuyển dụng, đào tạo; học bổng cho con nhân viên là phúc lợi. Mỗi loại có điều kiện chi phí được trừ riêng, và gọi chung là “học bổng” dễ làm thiếu đúng loại giấy tờ.

Bạn có thuộc diện không — sàng lọc nhanh

1. Học bổng có được trao qua trường học, cơ sở giáo dục hoạt động hợp pháp, hoặc qua quỹ, hội có chức năng tiếp nhận tài trợ không?
2. Có quy chế hoặc thông báo chương trình học bổng: đối tượng, tiêu chí, giá trị, số suất?
3. Có danh sách người nhận do đơn vị tiếp nhận lập hoặc xác nhận không?
4. Học bổng có ràng buộc người nhận phải làm việc cho công ty, mua sản phẩm, hay là con em của nhân viên không?
5. Có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp cho đơn vị tiếp nhận và biên bản xác nhận không?

Câu 1, 2, 3, 5 phải là “có”; câu 4 phải là “không” thì khoản chi đi theo đường tài trợ giáo dục. Câu 4 là “có” thì khoản chi vẫn có thể được trừ nhưng theo đường khác — xem mục bên dưới.

Ba cách trao học bổng và hệ quả

Cách trao qua trường không làm học bổng đến tay học sinh chậm hơn: nhiều trường nhận tiền rồi chuyển thẳng vào tài khoản của học sinh theo danh sách, hoặc tổ chức lễ trao trong vài ngày. Điều doanh nghiệp cần là trường ký biên bản xác nhận đã tiếp nhận và đã trao đủ.

Với chương trình học bổng nhiều năm, lập biên bản theo từng đợt trao, không chờ hết chương trình mới lập một biên bản tổng.

Khi học bổng có “đổi lại”

• Học bổng kèm cam kết làm việc cho công ty một thời gian sau tốt nghiệp: bản chất là đầu tư tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực. Khoản chi có thể được trừ nếu gắn với hoạt động kinh doanh và có hợp đồng, chứng từ, nhưng không đi theo đường tài trợ giáo dục. Hợp đồng nên ghi rõ quyền, nghĩa vụ và việc hoàn trả nếu người nhận không thực hiện cam kết.
• Học bổng cho con của người lao động: thường được xem là khoản phúc lợi cho người lao động. Chi phúc lợi có điều kiện và giới hạn riêng để được trừ, và cần xem khoản này có tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động hay không. Tra quy định hiện hành trước khi thiết kế chương trình.
• Học bổng mang tên thương hiệu, trao trong sự kiện truyền thông: phần học bổng vẫn có thể là tài trợ nếu đủ điều kiện; phần chi tổ chức sự kiện, in ấn, truyền thông là chi quảng cáo, cần hợp đồng và hoá đơn riêng.

Không có gì sai khi doanh nghiệp muốn học bổng mang lại lợi ích tuyển dụng hay thương hiệu. Chỉ cần tách từng phần ra đúng loại chi và đúng bộ chứng từ.

Phía người nhận: học bổng có phải nộp thuế không

Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân lâu nay, thu nhập từ học bổng được miễn thuế trong hai trường hợp: học bổng nhận từ ngân sách nhà nước, và học bổng nhận từ tổ chức trong nước, ngoài nước theo chương trình hỗ trợ khuyến học của tổ chức đó. Học bổng doanh nghiệp trao theo một chương trình khuyến học có quy chế rõ ràng thường thuộc trường hợp thứ hai.

Ngược lại, khoản gọi là “học bổng” nhưng thực chất là tiền công (sinh viên thực tập được trả hằng tháng để làm việc), hay là khoản đổi lại cam kết làm việc, thì cần xem theo bản chất — có thể là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Doanh nghiệp nên ghi rõ bản chất khoản chi trong quy chế để cả hai phía không phải đoán.

Trình tự nên làm cho một chương trình học bổng

1. Viết quy chế trước: mục đích, đối tượng (vùng, cấp học, hoàn cảnh, thành tích), giá trị mỗi suất, số suất, cách xét chọn, thời gian trao. Quy chế là căn cứ để cả doanh nghiệp, trường và người nhận hiểu giống nhau đây là chương trình khuyến học.
2. Chọn đơn vị tiếp nhận: trường, phòng giáo dục, hội hoặc quỹ khuyến học có chức năng tiếp nhận; gửi thư đề nghị phối hợp và nhận văn bản đồng ý.
3. Để đơn vị tiếp nhận xét chọn hoặc cùng xét chọn theo tiêu chí đã công bố, rồi lập danh sách có xác nhận. Doanh nghiệp tự chọn người quen là điểm yếu nhất của hồ sơ.
4. Ra quyết định tài trợ theo danh sách, chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp tới đơn vị tiếp nhận, ghi rõ nội dung.
5. Lập biên bản xác nhận ngay trong ngày trao, kèm danh sách người nhận đã ký nhận hoặc xác nhận đã chuyển khoản.
6. Kế toán gom hồ sơ vào một bộ theo từng đợt, ghi nhận đúng khoản mục chi phí tài trợ.

Làm theo thứ tự này, chương trình năm sau chỉ cần cập nhật quy chế và danh sách, không phải dựng lại từ đầu.

Rủi ro khi tự áp dụng sai

Ví dụ giả định: doanh nghiệp chuyển thẳng 20 suất học bổng, mỗi suất 10 triệu đồng, vào tài khoản của học sinh theo danh sách tự lập, không qua trường và không có biên bản. Khi quyết toán, 200 triệu đồng bị loại khỏi chi phí được trừ; với thuế suất phổ thông 20%, doanh nghiệp nộp thêm khoảng 40 triệu đồng, cộng tiền chậm nộp theo ngày (mức 0,03%/ngày theo quy định lâu nay; kiểm tra mức hiện hành). Nếu cùng số tiền đi qua trường, có biên bản và danh sách do trường xác nhận, khoản chi có thể được trừ đầy đủ.

Một rủi ro khác: dán nhãn “tài trợ học bổng” cho khoản trả cho con của giám đốc, người thân của cổ đông. Đây là loại khoản mà cơ quan thuế xem kỹ nhất.

Hồ sơ phải giữ để chứng minh

• Quy chế hoặc thông báo chương trình học bổng: đối tượng, tiêu chí, giá trị, số suất, cách xét chọn.
• Quyết định tài trợ của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
• Công văn, thư mời hoặc thoả thuận với trường, quỹ tiếp nhận; giấy tờ chứng minh chức năng tiếp nhận của quỹ.
• Danh sách người nhận do đơn vị tiếp nhận lập hoặc xác nhận.
• Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp; biên bản xác nhận tài trợ theo từng đợt.
• Với học bổng kèm cam kết làm việc: hợp đồng với người nhận, chứng từ chi, theo dõi việc thực hiện cam kết.
• Lưu cùng chứng từ kế toán năm chi, ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.

Tự kiểm tra ở đâu: trang tra cứu thông tin người nộp thuế để xác nhận thông tin của trường, quỹ có mã số thuế; tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp để xem cách khoản tài trợ thể hiện trong quyết toán các năm trước; cơ quan quản lý giáo dục địa phương khi cần xác nhận tư cách hoạt động của cơ sở giáo dục nhận tài trợ.