Khi đến hạn mà không đủ tiền, doanh nghiệp có bốn hướng: đề nghị gia hạn nếu thuộc một trong các trường hợp luật cho phép hoặc một đợt gia hạn chung; đề nghị nộp dần tiền thuế nợ theo Luật Quản lý thuế khi có bảo lãnh của tổ chức tín dụng; chịu tiền chậm nộp theo ngày và nộp ngay khi có tiền; hoặc vay để nộp. Không có hướng nào xoá được số thuế — chỉ khác nhau ở chi phí và rủi ro.
Có một việc không phụ thuộc chuyện có tiền hay không: tờ khai vẫn phải nộp đúng hạn. Chậm nộp tờ khai bị xử phạt riêng, cộng thêm vào tiền chậm nộp. Nhiều doanh nghiệp khó khăn lại gộp hai việc làm một — “chưa có tiền nên chưa khai” — và tự đẩy mình vào hai khoản phạt thay vì một.
Nộp tờ khai đúng hạn, kể cả khi chưa có tiền
Tờ khai và tiền thuế là hai nghĩa vụ riêng. Theo Luật Quản lý thuế, hạn nộp tờ khai tháng là ngày 20 tháng sau, tờ khai quý là ngày cuối cùng tháng đầu quý sau, quyết toán năm của tổ chức là ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau năm tài chính; kiểm tra văn bản mới nếu có thay đổi.
- Nộp tờ khai đúng hạn nhưng chưa nộp tiền: chỉ phát sinh tiền chậm nộp trên số thuế còn nợ.
- Không nộp tờ khai: vừa bị phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế, vừa có thể bị cơ quan thuế ấn định số thuế, và tiền chậm nộp vẫn tính trên số thuế đó.
Khai đúng, khai đủ còn là điều kiện để đề nghị gia hạn, nộp dần hay bất kỳ hỗ trợ nào. Cơ quan thuế không xét hỗ trợ cho khoản mà doanh nghiệp chưa khai.
Bạn có thuộc diện không — sàng lọc nhanh
Trước khi nghĩ tới tiền chậm nộp, kiểm tra xem mình có thuộc diện được gia hạn không:
- Doanh nghiệp có bị thiệt hại vật chất do thiên tai, hoả hoạn, dịch bệnh, sự kiện bất khả kháng ảnh hưởng trực tiếp tới sản xuất kinh doanh không?
- Doanh nghiệp có phải ngừng hoạt động do di dời cơ sở theo yêu cầu của cơ quan nhà nước không?
- Năm nay có nghị định gia hạn chung nào mà ngành nghề, quy mô của doanh nghiệp thuộc đối tượng không, và hạn gửi đề nghị đã qua chưa?
- Doanh nghiệp có khoản phải thu từ hợp đồng vốn ngân sách chưa được thanh toán không (cơ chế không tính tiền chậm nộp)?
- Doanh nghiệp có đang có số thuế nộp thừa, số thuế giá trị gia tăng đủ điều kiện hoàn để bù trừ không?
Câu 1 đến 4 chỉ cần một “có” là nên lập hồ sơ ngay. Câu 5 “có” thì bù trừ là cách rẻ nhất. Nếu tất cả đều “không”, còn lại nộp dần, chịu tiền chậm nộp hoặc vay.
Bốn lựa chọn và cái giá của từng lựa chọn
| Lựa chọn | Điều kiện | Chi phí | Rủi ro còn lại |
|---|---|---|---|
| Gia hạn | Thuộc trường hợp luật định hoặc đợt gia hạn chung; có văn bản chấp thuận hoặc đã gửi đề nghị đúng hạn | Thường không tính tiền chậm nộp trong thời gian gia hạn | Hết hạn gia hạn phải nộp đủ |
| Nộp dần tiền thuế nợ | Có bảo lãnh của tổ chức tín dụng, được cơ quan thuế chấp nhận theo quy định | Phí bảo lãnh; tiền chậm nộp xử lý theo quy định | Không nộp đúng kế hoạch thì bên bảo lãnh phải nộp thay |
| Chịu tiền chậm nộp | Không cần xin | Tiền chậm nộp theo ngày | Nợ kéo dài dẫn tới cưỡng chế, tạm hoãn xuất cảnh người đại diện |
| Vay để nộp | Được ngân hàng cho vay | Lãi vay | Gánh nợ ngân hàng thay cho nợ thuế |
Thời gian nộp dần tối đa, điều kiện bảo lãnh và cách xử lý tiền chậm nộp trong thời gian nộp dần tra theo Luật Quản lý thuế và văn bản hướng dẫn đang hiệu lực.
Tính thử tiền chậm nộp để so với chi phí vay
Tiền chậm nộp tính theo ngày trên số thuế chậm nộp, mức 0,03%/ngày theo quy định lâu nay (kiểm tra mức hiện hành). Quy ra năm, mức này vào khoảng 11%/năm (0,03% × 365 ngày ≈ 10,95%).
Ví dụ giả định: doanh nghiệp nợ 300 triệu đồng thuế giá trị gia tăng, dự kiến 60 ngày nữa mới thu được tiền của khách.
| Cách tính | Số tiền |
|---|---|
| Tiền chậm nộp mỗi ngày: 300 triệu × 0,03% | 90.000 đồng |
| 60 ngày | 5,4 triệu đồng |
Đem 5,4 triệu đồng so với chi phí nếu vay ngắn hạn 300 triệu đồng trong 60 ngày (lãi và phí theo điều kiện ngân hàng). Nếu hai con số gần nhau, cân nhắc thêm rủi ro phi tiền tệ: nợ thuế lâu ngày có thể dẫn tới cưỡng chế và ảnh hưởng tới người đại diện; nợ ngân hàng thì không. Tiền chậm nộp cũng không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo nguyên tắc lâu nay, trong khi lãi vay phục vụ kinh doanh thường được trừ khi đủ điều kiện.
Để nợ kéo dài: điều gì xảy ra
- Thông báo nợ và nhắc nợ gửi về tài khoản thuế điện tử.
- Cưỡng chế theo trình tự của Luật Quản lý thuế: trích tiền từ tài khoản ngân hàng, khấu trừ một phần lương, thu nhập, dừng làm thủ tục hải quan, ngừng sử dụng hoá đơn và các biện pháp khác khi nợ kéo dài.
- Tạm hoãn xuất cảnh người đại diện theo pháp luật khi doanh nghiệp nợ thuế thuộc các trường hợp quy định.
- Công khai thông tin người nộp thuế nợ thuế theo quy định.
Ngừng sử dụng hoá đơn là hệ quả nặng nhất với doanh nghiệp đang hoạt động: không xuất được hoá đơn thì không thu được tiền của khách, và khó khăn dòng tiền càng sâu. Vì vậy nộp một phần sớm, dù chưa đủ, vẫn tốt hơn chờ đủ tiền mới nộp một lần. Số nộp được hạch toán theo thứ tự thanh toán do Luật Quản lý thuế quy định, nên ghi rõ nội dung khoản nộp và theo dõi trên tài khoản thuế.
Các bước xử lý khi đã phát sinh nợ thuế, kể cả tiền chậm nộp, có ở mục xử lý nợ thuế trên Thuế Sạch.
Để kỳ sau không rơi lại vào thế bị động
Thiếu tiền nộp thuế hiếm khi là chuyện bất ngờ. Số thuế giá trị gia tăng của một quý đã hình thành từng ngày qua hoá đơn đầu ra; thuế thu nhập cá nhân khấu trừ đã nằm sẵn trong bảng lương. Cái thiếu thường là việc tách tiền thuế ra khỏi tiền kinh doanh.
- Ước tính thuế theo tháng: cuối mỗi tháng, kế toán lấy hoá đơn đầu ra, đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử, tính tạm số thuế giá trị gia tăng phải nộp và thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ.
- Chuyển số đó sang một tài khoản riêng của doanh nghiệp, chỉ dùng để nộp thuế. Không phải tài khoản cá nhân của ai.
- Đặt ngưỡng cảnh báo: khi số dư tài khoản thuế thấp hơn số ước tính, chủ doanh nghiệp được báo ngay, không đợi tới hạn.
- Thương lượng với khách hàng lớn về thời hạn thanh toán, vì khách trả chậm là nguyên nhân hay gặp nhất khiến doanh nghiệp đã xuất hoá đơn, đã phải khai thuế mà chưa thu được tiền.
Với khoản thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ, việc giữ riêng càng quan trọng: đó là tiền của người lao động, doanh nghiệp chỉ giữ hộ.
Hồ sơ phải giữ để chứng minh
- Tờ khai đã nộp đúng hạn và thông báo tiếp nhận.
- Bảng kế hoạch dòng tiền cho khoản thuế nợ: số nợ, nguồn tiền dự kiến, ngày nộp dự kiến.
- Hồ sơ đề nghị gia hạn, nộp dần, không tính tiền chậm nộp (nếu có) và văn bản trả lời.
- Thư bảo lãnh của tổ chức tín dụng nếu nộp dần.
- Chứng từ nộp thuế từng lần, ghi rõ nội dung.
- Thông báo nợ, thông báo tiền chậm nộp nhận được và bảng tự đối chiếu.
Tự kiểm tra ở đâu: tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp để tra số thuế còn phải nộp, tiền chậm nộp đang tính và thông báo; cổng hoá đơn điện tử để theo dõi tình trạng sử dụng hoá đơn; cơ quan thuế quản lý để hỏi điều kiện nộp dần và hồ sơ gia hạn theo quy định mới.
Câu hỏi thường gặp
Nộp một phần thuế trước hạn cuối có giảm tiền chậm nộp không?
Có. Tiền chậm nộp tính trên số thuế còn chậm nộp theo từng ngày, nên nộp bớt phần nào thì phần đó thôi phát sinh tiền chậm nộp từ ngày nộp.
Tiền chậm nộp có được miễn không?
Luật Quản lý thuế có một số trường hợp miễn tiền chậm nộp theo quy định, ví dụ do bất khả kháng. Không nên tính trước vào việc được miễn; nếu nghĩ mình thuộc diện, lập hồ sơ đề nghị.
Đề nghị nộp dần có cần tài sản bảo đảm không?
Theo quy định lâu nay, nộp dần tiền thuế nợ gắn với bảo lãnh của tổ chức tín dụng. Việc ngân hàng có yêu cầu tài sản bảo đảm hay không là điều kiện của ngân hàng.
Doanh nghiệp đang có thuế giá trị gia tăng chờ hoàn thì có bù trừ vào số nợ được không?
Có cơ chế bù trừ số thuế được hoàn với số thuế còn nợ theo quy định. Khi nộp hồ sơ hoàn, ghi rõ đề nghị bù trừ để tiền hoàn được dùng trả nợ trước.
Giám đốc có phải trả nợ thuế bằng tiền cá nhân không?
Với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, nợ thuế là nợ của công ty. Tuy vậy người đại diện theo pháp luật chịu các biện pháp như tạm hoãn xuất cảnh khi công ty nợ thuế thuộc trường hợp quy định.
Có nên chậm nộp thuế để trả lương nhân viên trước không?
Đó là quyết định của chủ doanh nghiệp. Cần biết chi phí: tiền chậm nộp theo ngày và rủi ro cưỡng chế nếu kéo dài. Thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của chính nhân viên là tiền giữ hộ, nên ưu tiên nộp khoản này đúng hạn.
