Hộ kinh doanh có doanh thu năm dưới ngưỡng không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, nhưng không bị cấm xuất hoá đơn. Khi khách là doanh nghiệp cần chứng từ để tính chi phí, hộ có hai cách hợp lệ: đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử để xuất thường xuyên, hoặc đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Cách nào cũng làm doanh thu hiện rõ trên dữ liệu thuế, và doanh thu đó cộng vào phép tính ngưỡng của năm.
Cách sai phổ biến là nhờ một công ty quen xuất hộ, hoặc mua hoá đơn. Cả hai đều là sử dụng hoá đơn không đúng quy định, gây rủi ro cho cả hộ lẫn khách hàng. Từ năm 2026, khi phương pháp khoán thuế chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15, cách hộ dùng hoá đơn cũng được sắp xếp lại — tra thủ tục hiện hành ở văn bản về hoá đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ 1/7/2026.
Dưới ngưỡng không nộp thuế, nhưng không cấm xuất hoá đơn
Nhiều chủ hộ hiểu nhầm “dưới ngưỡng” thành “không được xuất hoá đơn” hoặc “xuất hoá đơn là phải nộp thuế ngay”. Thực ra đây là ba câu hỏi tách rời:
- Có phải nộp thuế không? Phụ thuộc tổng doanh thu năm so với ngưỡng.
- Có được xuất hoá đơn không? Được, qua các cách do quy định về hoá đơn cho phép.
- Có bắt buộc dùng hoá đơn không? Với một số hộ, quy định buộc dùng hoá đơn điện tử, kể cả loại khởi tạo từ máy tính tiền, theo mức doanh thu hoặc ngành nghề. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi quy định về hoá đơn, chứng từ theo hướng này; tra ngưỡng áp dụng trong văn bản đang hiệu lực.
Hộ dưới ngưỡng thường ở câu thứ hai: không bắt buộc, nhưng khách cần. Việc của chủ hộ là chọn cách hợp lệ và hiểu hệ quả của nó.
Bạn có thuộc diện không — sàng lọc nhanh
- Tổng doanh thu năm của hộ (mọi kênh, mọi địa điểm) có chắc dưới ngưỡng hiện hành không, kể cả sau khi cộng những đơn có hoá đơn?
- Khách đòi hoá đơn là thỉnh thoảng (vài lần một năm) hay thường xuyên (hằng tháng)?
- Hộ đã có tài khoản thuế điện tử, chữ ký số hoặc cách xác thực điện tử để làm thủ tục hoá đơn chưa?
- Ngành nghề và mức doanh thu của hộ có thuộc diện bắt buộc dùng hoá đơn điện tử theo quy định hiện hành không?
- Tên hàng hoá, dịch vụ bán cho khách có khớp với ngành nghề đăng ký của hộ không?
Câu 2 quyết định chọn cách nào. Câu 4 có thể quyết định thay cho chủ hộ: nếu thuộc diện bắt buộc, không còn lựa chọn “thỉnh thoảng xin lẻ”. Câu 5 là chỗ hay bị bỏ qua: hoá đơn cho một dịch vụ ngoài ngành nghề đăng ký dễ bị khách hàng doanh nghiệp từ chối hoặc bị cơ quan thuế hỏi.
Hai cách có hoá đơn hợp lệ
| Điểm so sánh | Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử | Xin cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh |
|---|---|---|
| Hợp với | Hộ có khách doanh nghiệp đều đặn | Hộ chỉ thỉnh thoảng có khách cần hoá đơn |
| Thủ tục | Đăng ký một lần, chọn giải pháp hoá đơn, tự lập hoá đơn khi bán | Mỗi lần gửi đề nghị kèm hợp đồng hoặc chứng từ giao dịch, chờ cơ quan thuế cấp |
| Chi phí | Có chi phí giải pháp hoá đơn, chữ ký số | Ít chi phí cố định, tốn thời gian mỗi lần |
| Tốc độ giao hoá đơn cho khách | Ngay khi bán | Phụ thuộc thời gian xử lý của cơ quan thuế |
| Nghĩa vụ đi kèm | Lập đúng thời điểm, lưu và đối chiếu định kỳ | Cần hỏi: doanh thu trên hoá đơn cấp lẻ có phải khai riêng cho lần đó không |
Hộ không tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì dùng loại hoá đơn phù hợp với phương pháp của mình (thường là hoá đơn bán hàng), không phải hoá đơn giá trị gia tăng. Khách hàng doanh nghiệp đôi khi đòi đúng “hoá đơn đỏ giá trị gia tăng” — hãy giải thích rõ loại hoá đơn hộ được dùng, để họ không mất công chờ một thứ hộ không thể lập.
Hoá đơn làm thay đổi phép tính ngưỡng thế nào
Doanh thu trên hoá đơn là doanh thu của hộ, nên được cộng vào tổng doanh thu năm để so ngưỡng. Khác biệt duy nhất là nó hiện rõ trên cổng hoá đơn điện tử. Hai hệ quả thực tế:
- Nếu hộ đã khai doanh thu năm thấp hơn tổng hoá đơn đã lập, sai lệch sẽ lộ ngay khi cơ quan thuế đối chiếu.
- Nếu tổng doanh thu gồm cả phần không có hoá đơn (bán lẻ tiền mặt) đã sát ngưỡng, vài hoá đơn lớn có thể đẩy hộ vượt ngưỡng giữa năm.
Ví dụ giả định: một tiệm sửa xe máy bán lẻ ổn định, doanh thu năm nằm dưới ngưỡng một khoảng nhỏ. Tháng 10, một công ty giao hàng thuê tiệm bảo dưỡng cả đội xe và cần hoá đơn cho hợp đồng trị giá lớn. Trước khi ký, chủ tiệm cần cộng thử: doanh thu mười tháng đã có cộng hợp đồng này có vượt ngưỡng không? Nếu vượt, cần biết từ lúc nào phải khai thuế và giá trong hợp đồng nên tính thế nào — thay vì ký xong mới phát hiện.
Những cách “có hoá đơn” tuyệt đối không dùng
- Nhờ công ty quen xuất hoá đơn hộ cho hàng hoá, dịch vụ mà công ty đó không bán. Đây là hoá đơn không phản ánh giao dịch thật; công ty xuất hộ phải khai doanh thu không phải của mình, còn khách hàng có thể bị loại chi phí và bị truy thu.
- Mua hoá đơn từ người môi giới. Rủi ro hình sự, không chỉ hành chính.
- Để khách tự lấy hoá đơn của một nhà cung cấp khác rồi trả tiền cho hộ. Dòng tiền và dòng hàng không khớp nhau.
- Chia nhỏ doanh thu sang tên người thân đăng ký thêm hộ kinh doanh để mỗi hộ đều dưới ngưỡng, trong khi thực tế là một cơ sở kinh doanh. Cơ quan thuế nhìn vào địa điểm, tài khoản nhận tiền và người điều hành thật.
Người được nhờ xuất hộ thường nghĩ mình “giúp một lần”. Nhưng hoá đơn điện tử lưu vĩnh viễn trên hệ thống, và mỗi lần kiểm tra bên mua là một lần hoá đơn đó bị soi lại.
Khi khách hàng doanh nghiệp chiếm phần lớn doanh thu
Nếu hầu hết khách của hộ là doanh nghiệp, cần hoá đơn cho mọi đơn hàng, thì đó là tín hiệu nên xem lại mô hình:
- Đăng ký hoá đơn điện tử thường xuyên thay vì xin lẻ từng lần.
- Theo dõi doanh thu luỹ kế hằng tháng, vì doanh thu từ khách doanh nghiệp thường tăng theo từng hợp đồng lớn.
- Cân nhắc lên doanh nghiệp nếu khách cần hoá đơn giá trị gia tăng để khấu trừ và hộ có chi phí đầu vào lớn có chứng từ. Phân tích lợi và hại có trong bài hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp: các ưu đãi đi kèm.
Với khách hàng doanh nghiệp, cũng nên biết: bảng kê thu mua thay hoá đơn chỉ dùng cho một số trường hợp đặc thù như mua nông sản của người trực tiếp sản xuất. Mua hàng, dịch vụ của hộ kinh doanh thì bên mua thường cần hoá đơn để chi phí được trừ, nên áp lực đòi hoá đơn sẽ không giảm.
Hồ sơ phải giữ để chứng minh
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, ngành nghề đăng ký.
- Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, hoặc từng đề nghị cấp hoá đơn theo lần phát sinh và kết quả cấp.
- Hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận với khách hàng được lập hoá đơn.
- Sổ theo dõi doanh thu theo tháng, tách phần có hoá đơn và phần bán lẻ không có hoá đơn, có cột luỹ kế để so ngưỡng.
- Sao kê tài khoản nhận tiền của hộ.
- Bản in hoặc bản lưu điện tử danh sách hoá đơn đã lập theo năm.
Tự kiểm tra ở đâu: cổng hoá đơn điện tử để xem danh sách hoá đơn đã lập dưới mã số thuế hoặc số định danh của hộ; ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử của chủ hộ để xem tờ khai và thông báo; thuế cơ sở nơi hộ kinh doanh để hỏi thủ tục cấp hoá đơn theo lần phát sinh và việc khai đi kèm.
Câu hỏi thường gặp
Khách chỉ cần phiếu thu có đóng dấu, không cần hoá đơn thì được không?
Phiếu thu chỉ là chứng từ thanh toán nội bộ, không thay được hoá đơn. Nếu khách là doanh nghiệp muốn tính chi phí, họ thường vẫn cần hoá đơn hợp lệ; nên nói rõ với khách từ đầu.
Hộ dưới ngưỡng xuất hoá đơn rồi có phải ghi thuế suất giá trị gia tăng không?
Loại hoá đơn và nội dung ghi phụ thuộc phương pháp tính thuế của hộ theo quy định. Hộ không khấu trừ thuế giá trị gia tăng không lập hoá đơn giá trị gia tăng; cách ghi cụ thể theo hướng dẫn của giải pháp hoá đơn và văn bản hiện hành.
Xin hoá đơn lẻ mất bao lâu?
Tuỳ cơ quan thuế và hồ sơ đầy đủ hay không. Để không làm chậm việc giao hàng, nên chuẩn bị sẵn hợp đồng, biên bản giao nhận và gửi đề nghị ngay khi giao dịch hoàn tất.
Khách trả tiền mặt nhưng vẫn lấy hoá đơn thì sao?
Hộ vẫn lập hoá đơn đúng giá trị. Với bên mua, khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu muốn khấu trừ thuế giá trị gia tăng; điều kiện chi phí được trừ của thuế thu nhập doanh nghiệp cũng có quy định về thanh toán, nên khách thường sẽ chuyển khoản.
Lập hoá đơn sai tên khách thì sửa thế nào?
Hoá đơn điện tử sai sót được xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định về hoá đơn. Giải pháp hoá đơn thường có chức năng này; với hoá đơn cấp theo lần phát sinh, liên hệ cơ quan thuế đã cấp.
Không xuất hoá đơn thì khách có được giảm giá không?
Đây là thoả thuận giá giữa hai bên, nhưng việc giảm giá để không xuất hoá đơn không làm doanh thu biến mất. Hộ vẫn phải cộng doanh thu đó vào tổng năm để so ngưỡng và khai theo quy định.
