Thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân không phải nộp thuế, nhưng người nhận phải chứng minh được khi cơ quan thuế hỏi hoặc khi tự quyết toán có kê khoản miễn. Giấy tờ cần giữ khác nhau theo từng khoản: lương hưu cần quyết định hưởng lương hưu; học bổng cần quyết định cấp học bổng; phần tiền làm thêm giờ trả cao hơn cần bảng chấm công, bảng lương tách riêng; bán nhà ở duy nhất cần cam kết và giấy chứng nhận. Không có giấy, khoản “miễn” dễ bị cộng vào thu nhập chịu thuế.
Bài này không liệt kê lại toàn bộ danh mục miễn — danh mục nằm trong Luật Thuế thu nhập cá nhân và hướng dẫn lâu nay (Thông tư 111/2013/TT-BTC), từ 1/7/2026 đối chiếu thêm Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC. Bài đi theo nhóm người hay gặp và bảng “khoản — kết quả — giấy tờ” để mỗi người tự lập một bìa hồ sơ cho năm của mình.
Ba loại kết quả cần phân biệt khi quyết toán
| Loại | Nghĩa là | Trên tờ khai quyết toán |
|---|---|---|
| Thu nhập được miễn thuế | Thuộc danh mục miễn của luật (lãi tiền gửi, kiều hối, bồi thường bảo hiểm, chuyển nhượng nhà đất giữa người thân, nhà ở duy nhất…) | Thường kê ở phần thu nhập được miễn nếu mẫu tờ khai yêu cầu; không cộng vào thu nhập tính thuế |
| Khoản không tính vào thu nhập chịu thuế | Không thuộc thu nhập chịu thuế ngay từ đầu (một số trợ cấp, phụ cấp theo quy định) | Không cộng vào thu nhập chịu thuế |
| Thu nhập chịu thuế | Mọi khoản tiền lương, tiền công và thu nhập khác không thuộc hai nhóm trên | Cộng vào, trừ giảm trừ gia cảnh rồi tính thuế |
Với người nhận, hai dòng đầu đều không phải nộp thuế. Khác biệt nằm ở chỗ kê và ở giấy tờ: khoản miễn thường cần chứng minh điều kiện, khoản không tính thường cần chứng minh bản chất.
Sàng lọc nhanh theo nhóm người
- Người làm công ăn lương: phần tiền làm thêm giờ, làm đêm trả cao hơn so với giờ bình thường; tiền thưởng kèm danh hiệu thi đua đúng quy định; trợ cấp theo quy định; lãi tiền gửi; bồi thường bảo hiểm.
- Người nghỉ hưu: lương hưu do bảo hiểm xã hội trả; lãi tiết kiệm; tiền bán nhà ở duy nhất nếu đủ điều kiện.
- Sinh viên: học bổng từ ngân sách hoặc tổ chức trong, ngoài nước theo chương trình khuyến học; tiền người thân gửi.
- Gia đình có người ở nước ngoài: kiều hối; tài sản thừa kế, quà tặng là bất động sản giữa người thân trong danh sách.
- Người đi biển, nông dân: thu nhập từ sản phẩm tự sản xuất, đánh bắt chưa chế biến; lương thuyền viên cho hãng tàu nước ngoài hoặc tàu vận tải quốc tế.
Mỗi nhóm có một vài khoản quen thuộc. Người thuộc nhiều nhóm cùng lúc (ví dụ người nghỉ hưu đi làm lại) cần tách từng khoản theo nguồn trả.
Bảng giấy tờ cho từng khoản hay gặp
| Khoản | Kết quả thường gặp | Giấy tờ nên giữ |
|---|---|---|
| Phần tiền làm thêm giờ trả cao hơn | Miễn phần chênh lệch | Bảng chấm công làm thêm, bảng lương tách giờ thường và giờ làm thêm, chứng từ khấu trừ ghi rõ phần miễn |
| Lương hưu | Miễn | Quyết định hưởng lương hưu, sao kê nhận lương hưu |
| Học bổng | Miễn khi đúng nguồn, đúng chương trình | Quyết định cấp học bổng, thư trao học bổng |
| Lãi tiền gửi, lãi hợp đồng bảo hiểm nhân thọ | Miễn | Sổ tiết kiệm, sao kê lãi, hợp đồng bảo hiểm |
| Bồi thường bảo hiểm, bồi thường tai nạn lao động | Miễn | Hồ sơ bồi thường, biên bản tai nạn, quyết định bồi thường |
| Kiều hối | Miễn | Chứng từ nhận tiền qua ngân hàng, tổ chức nhận chi trả |
| Bán nhà ở, đất ở duy nhất | Miễn khi đủ điều kiện | Giấy chứng nhận, cam kết nhà ở duy nhất, hợp đồng chuyển nhượng, tờ khai có ghi miễn |
| Chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế nhà đất giữa người thân | Miễn | Giấy tờ chứng minh quan hệ (khai sinh, đăng ký kết hôn, giấy tờ hộ tịch), hợp đồng |
Điều kiện chi tiết của từng khoản đã được phân tích trong danh mục thu nhập miễn thuế TNCN, ví dụ bài tiền làm thêm giờ: phần trả cao hơn được miễn thuế.
Ví dụ giả định: một người nghỉ hưu đi làm lại có năm khoản thu
Giả sử một kỹ sư đã nghỉ hưu, năm 2026 nhận lương hưu hằng tháng, ký hợp đồng lao động làm cố vấn kỹ thuật cho một công ty, có sổ tiết kiệm ở ngân hàng, nhận tiền con gửi từ nước ngoài dịp Tết, và bán căn hộ duy nhất để về quê sống với con.
| Khoản | Kết quả | Bìa hồ sơ |
|---|---|---|
| Lương hưu | Miễn | Quyết định hưởng lương hưu, sao kê |
| Lương cố vấn theo hợp đồng lao động | Chịu thuế, được giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng | Hợp đồng, chứng từ khấu trừ |
| Lãi tiết kiệm | Miễn | Sổ tiết kiệm, sao kê lãi |
| Tiền con gửi từ nước ngoài | Miễn (kiều hối) | Chứng từ nhận tiền qua ngân hàng |
| Bán căn hộ duy nhất | Miễn nếu đủ điều kiện | Giấy chứng nhận, cam kết, tờ khai có ghi miễn |
Chỉ có một dòng chịu thuế. Nhưng khi mua nhà ở quê bằng tiền bán căn hộ và tiền con gửi, người này có thể được hỏi nguồn tiền — lúc đó bốn bìa hồ sơ còn lại mới phát huy tác dụng.
Khi nào phải kê khoản miễn, khi nào không
- Không phải tự quyết toán (công ty quyết toán thay, hoặc thuộc trường hợp không phải quyết toán): không có tờ khai để kê. Giấy tờ vẫn giữ, phòng khi được hỏi.
- Tự quyết toán tiền lương: mẫu tờ khai hiện hành có chỉ tiêu cho một số khoản miễn liên quan tiền lương (như phần làm thêm giờ). Lãi tiền gửi, kiều hối không cần kê vào tờ khai quyết toán tiền lương.
- Bán nhà ở duy nhất, chuyển nhượng giữa người thân: kê trên tờ khai thuế từ chuyển nhượng bất động sản, ghi thuộc diện miễn, nộp kèm hồ sơ đăng ký biến động.
Nguyên tắc: khoản miễn phát sinh ở giao dịch nào thì chứng minh ở giao dịch đó. Không cần nộp giấy tờ lãi tiết kiệm cho cơ quan thuế, nhưng cần có khi ngân hàng hoặc cơ quan thuế hỏi về nguồn tiền mua nhà.
Giữ bao lâu và giữ ở đâu
Không có một con số chung cho mọi giấy tờ cá nhân. Cách an toàn thường dùng:
- Giữ giấy tờ liên quan tới một năm tính thuế cho tới khi hết thời hạn cơ quan thuế có thể kiểm tra, ấn định lại năm đó theo Luật Quản lý thuế; tra thời hạn hiện hành.
- Giấy tờ về nhà đất, quan hệ nhân thân, quyết định hưởng lương hưu: giữ lâu dài, vì còn dùng cho nhiều giao dịch sau.
- Chụp bản số, đặt tên theo năm và khoản; giữ bản giấy của giấy tờ gốc ở một chỗ cố định.
Người làm công nên tải chứng từ khấu trừ điện tử mỗi năm về lưu cùng thư mục, vì chỗ làm cũ có thể không còn khi cần xin lại.
Hồ sơ phải giữ để chứng minh
- Một bìa hồ sơ cho mỗi năm tính thuế: chứng từ khấu trừ của từng nơi trả thu nhập, bảng lương tháng có tách khoản miễn.
- Bìa riêng cho giấy tờ lâu dài: giấy chứng nhận nhà đất, giấy tờ hộ tịch, quyết định hưởng lương hưu.
- Bảng tổng hợp năm: liệt kê mọi khoản thu nhập, nguồn, kết quả (chịu thuế, miễn, không tính), giấy tờ kèm theo.
- Bản chụp tờ khai quyết toán đã nộp và thông báo tiếp nhận.
Tự kiểm tra ở đâu: thu nhập các tổ chức đã khai cho mình, kể cả khoản đã tách miễn, xem trên ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử cá nhân, đăng nhập bằng số định danh cá nhân. Nếu một khoản miễn bị ghi thành thu nhập chịu thuế, đề nghị nơi trả thu nhập điều chỉnh trước khi quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Không giữ giấy tờ học bổng từ nhiều năm trước thì sao?
Nếu năm đó đã hết thời hạn cơ quan thuế có thể kiểm tra theo Luật Quản lý thuế thì thường không còn bị hỏi. Với năm còn trong thời hạn, có thể xin trường hoặc tổ chức cấp học bổng xác nhận lại.
Lãi tiết kiệm có phải kê trên tờ khai quyết toán không?
Lãi tiền gửi tại tổ chức tín dụng được miễn và thường không kê vào tờ khai quyết toán tiền lương. Giữ sổ tiết kiệm, sao kê để chứng minh nguồn tiền khi cần.
Công ty không tách phần làm thêm giờ trên bảng lương thì người lao động làm gì?
Đề nghị công ty lập bảng tách giờ thường và giờ làm thêm, điều chỉnh chứng từ khấu trừ. Khi tự quyết toán, người lao động chỉ kê được phần miễn khi có bảng lương, bảng chấm công chứng minh.
Tiền người thân trong nước chuyển cho có phải giữ giấy tờ không?
Tiền mặt cho, tặng giữa cá nhân thường không phải thu nhập chịu thuế. Nếu số tiền lớn dùng để mua tài sản, nên giữ sao kê chuyển khoản và giấy tờ thể hiện quan hệ để giải thích nguồn tiền.
Chỉ có bản chụp, mất bản gốc giấy tờ có được không?
Bản chụp giúp tra lại thông tin và xin cấp lại. Với giấy tờ cần xuất trình bản gốc hoặc bản sao có chứng thực (giấy chứng nhận nhà đất, giấy tờ hộ tịch), làm thủ tục cấp lại hoặc trích lục ở cơ quan đã cấp.
Chứng từ khấu trừ điện tử có thay được bảng lương giấy không?
Chứng từ khấu trừ cho biết tổng thu nhập và số thuế đã khấu trừ, thường không tách chi tiết từng khoản. Với khoản miễn cần chứng minh điều kiện như làm thêm giờ, nên xin thêm bảng lương chi tiết của những tháng có khoản đó.
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có cùng danh mục miễn không?
Danh mục miễn áp dụng theo luật cho cá nhân, nhưng một số khoản chỉ phù hợp với cá nhân cư trú hoặc người Việt Nam. Người nước ngoài cần xem thêm hiệp định tránh đánh thuế hai lần và quy định riêng theo tình trạng cư trú.
