Hộ kinh doanh có tổng doanh thu năm dưới ngưỡng hiện hành không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân từ hoạt động kinh doanh. Nhưng khi cơ quan thuế thấy dấu hiệu doanh thu cao hơn — tiền vào tài khoản nhiều, hàng nhập nhiều, cửa hàng đông khách — hộ cần chứng minh doanh thu thật. Bộ tối thiểu nên giữ là: sổ ghi doanh thu theo ngày, sao kê tài khoản nhận tiền bán hàng, và hoá đơn, phiếu nhập hàng để đối chiếu hàng vào với hàng ra.
Trước đây ngưỡng là 100 triệu đồng/năm; mức này đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025, cần tra mức đang áp dụng. Từ năm 2026, phương pháp khoán chấm dứt theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên việc ghi chép doanh thu thực tế trở thành việc của mọi hộ, kể cả hộ nhỏ. Bài này so sánh ba kết quả có thể xảy ra khi bị hỏi và cách giữ giấy tờ cho từng mô hình bán hàng.
Ba kết quả khi cơ quan thuế hỏi về doanh thu
| Kết quả | Khi nào xảy ra | Hộ cần gì |
|---|---|---|
| Được chấp nhận dưới ngưỡng | Sổ, sao kê, hàng nhập khớp nhau và cho thấy doanh thu năm dưới ngưỡng | Sổ ghi đều đặn, sao kê giải thích được từng dòng tiền lớn |
| Phải nộp vì doanh thu thật trên ngưỡng | Đối chiếu cho thấy doanh thu thật vượt ngưỡng | Khai bổ sung, nộp thuế theo tỷ lệ; có thể có tiền chậm nộp |
| Bị ấn định | Hộ không có sổ, không giải thích được dòng tiền, số liệu mâu thuẫn | Cơ quan thuế xác định doanh thu dựa trên dữ liệu khác (quy mô, cùng ngành, sao kê) theo Luật Quản lý thuế |
Kết quả thứ ba thường bất lợi hơn thứ hai, vì con số ấn định có thể cao hơn doanh thu thật. Giấy tờ đầy đủ là cách để có kết quả đúng với thực tế, dù thực tế đó là dưới hay trên ngưỡng.
Sàng lọc nhanh: hộ có dễ bị hỏi không
- Tiền bán hàng có vào tài khoản ngân hàng, ví điện tử đứng tên chủ hộ không? Tổng tiền vào cả năm là bao nhiêu?
- Tài khoản đó có trộn tiền cá nhân (lương, tiền người thân gửi, tiền vay) với tiền bán hàng không?
- Hàng nhập mỗi tháng từ nhà cung cấp có hoá đơn, phiếu giao hàng không? Tổng giá trị hàng nhập cả năm là bao nhiêu?
- Hộ bán qua sàn thương mại điện tử, ứng dụng giao đồ ăn không? Các nền tảng này có dữ liệu doanh thu riêng.
- Hộ có sổ ghi doanh thu hằng ngày không, hay chỉ ước lượng cuối năm?
Nếu tổng tiền vào tài khoản (câu 1) hoặc tổng hàng nhập (câu 3) đã vượt xa ngưỡng, khai dưới ngưỡng sẽ khó giải thích — trừ khi tách được rõ phần tiền không phải doanh thu (câu 2).
Bộ giấy tờ tối thiểu cho từng mô hình
| Mô hình | Nên giữ |
|---|---|
| Tạp hoá, quán nước, bán lẻ tại chỗ | Sổ doanh thu ngày; hoá đơn, phiếu giao hàng của đại lý; sao kê tài khoản nhận chuyển khoản |
| Quán ăn nhỏ | Sổ doanh thu ngày; phiếu mua nguyên liệu; báo cáo của ứng dụng giao đồ ăn nếu có |
| Bán hàng qua mạng, qua sàn | Báo cáo doanh thu, đối soát của sàn; sao kê ví, tài khoản; phiếu nhập hàng |
| Dịch vụ (sửa xe, cắt tóc, may đo) | Sổ ghi theo lượt khách hoặc theo ngày; hoá đơn mua phụ tùng, vật tư |
| Cho thuê nhà, phòng | Hợp đồng thuê; sao kê nhận tiền thuê; biên bản thanh lý |
Sổ không cần phức tạp: ngày, số tiền thu, ghi chú (tiền mặt hay chuyển khoản). Quan trọng là ghi đều và khớp với sao kê.
Tách tiền cá nhân khỏi tiền bán hàng
Chỗ làm nhiều hộ rơi vào kết quả ấn định không phải là doanh thu cao, mà là không giải thích được các dòng tiền lớn trong tài khoản: tiền con gửi về, tiền vay ngân hàng giải ngân, tiền bán xe cũ, tiền góp hụi. Cách phòng:
- Dùng một tài khoản riêng cho tiền bán hàng; tài khoản khác cho tiền cá nhân.
- Với các khoản lớn không phải doanh thu đã lỡ vào tài khoản bán hàng, giữ giấy tờ kèm theo (hợp đồng vay, giấy tờ bán xe, tin nhắn chuyển tiền của người thân).
- Không nhận tiền bán hàng vào tài khoản của người khác để “tách” doanh thu: đây là cách làm rủi ro, người đứng tên tài khoản bị hỏi và doanh thu vẫn được xác định theo thực tế.
Ví dụ giả định: tiệm bánh mì nhận chuyển khoản nhiều
Giả sử một tiệm bánh mì nhỏ bán buổi sáng, phần lớn khách chuyển khoản vào tài khoản của chủ tiệm. Cùng tài khoản đó, chủ tiệm nhận lương của chồng mỗi tháng và một khoản vay mua xe máy giải ngân giữa năm. Cuối năm, tổng tiền vào tài khoản cao hơn nhiều so với ngưỡng, dù doanh thu bánh mì thật dưới ngưỡng.
- Lấy sao kê cả năm, đánh dấu ba loại tiền vào: tiền khách mua bánh, tiền lương của chồng, tiền vay.
- Đối chiếu tổng tiền khách chuyển khoản cộng tiền mặt ghi trong sổ với doanh thu khai.
- Giữ hợp đồng vay, giấy tờ lương của chồng để giải thích hai loại tiền không phải doanh thu.
- Từ năm sau, mở tài khoản riêng chỉ để nhận tiền bán bánh.
Nếu làm được bước 1–3, tiệm có cơ sở để được chấp nhận là dưới ngưỡng. Nếu không có sổ và không có giấy tờ vay, số tiền vào tài khoản rất dễ bị dùng làm căn cứ ấn định.
Nhịp ghi chép vừa sức một hộ nhỏ
- Hằng ngày: cuối ngày ghi tổng thu, tách tiền mặt và chuyển khoản. Mất năm phút.
- Mười ngày một lần: đối chiếu tổng chuyển khoản trong sổ với sao kê; kẹp phiếu nhập hàng vào một bìa.
- Cuối tháng: cộng doanh thu tháng, cộng dồn từ đầu năm, so với ngưỡng.
- Cuối năm: đếm hàng tồn, tải sao kê cả năm, lưu sổ cùng bìa hồ sơ của năm đó.
Nhịp này đủ để hộ biết sớm mình có sắp vượt ngưỡng hay không, và đủ để trả lời khi được hỏi mà không phải dựng lại số liệu.
Giải trình khi được hỏi: nên và không nên
- Nên mang sổ, sao kê, hoá đơn nhập hàng tới buổi làm việc; chuẩn bị sẵn bảng tổng hợp doanh thu theo tháng.
- Nên giải thích từng dòng tiền lớn không phải doanh thu bằng giấy tờ, không bằng lời.
- Nên chủ động khai bổ sung nếu tự đối chiếu thấy doanh thu thật trên ngưỡng — khai trước khi bị kết luận thường tốt hơn.
- Không nên dựng lại sổ “cho đẹp” sau khi bị hỏi; số liệu dựng lại thường không khớp với sao kê và dữ liệu của sàn.
- Không nên nhờ người trung gian “lo” với cán bộ thuế; mọi kết luận phải dựa trên hồ sơ.
Hạn và thủ tục giải trình, khai bổ sung theo Luật Quản lý thuế và các thông tư hướng dẫn quản lý thuế đang hiệu lực (từ 1/7/2026 là Thông tư 89/2026/TT-BTC); cần hỏi thuế cơ sở về thời hạn cụ thể ghi trên thông báo.
Hồ sơ phải giữ để chứng minh
- Sổ ghi doanh thu theo ngày hoặc tuần, giữ cả bản giấy hoặc tệp trên điện thoại.
- Sao kê tài khoản, ví điện tử nhận tiền bán hàng, in hoặc tải theo tháng.
- Hoá đơn, phiếu giao hàng của nhà cung cấp; báo cáo đối soát của sàn, ứng dụng giao hàng.
- Giấy tờ giải thích các khoản tiền lớn không phải doanh thu.
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; thông báo của cơ quan thuế và các lần khai, thông báo doanh thu.
Tự kiểm tra ở đâu: thông tin đăng ký thuế của hộ và các thông báo tra trên ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử của chủ hộ; hoá đơn nhà cung cấp lập cho hộ (nếu có ghi mã số thuế hoặc số định danh) xem trên cổng hoá đơn điện tử; mức ngưỡng và cách khai của hộ dưới ngưỡng hỏi thuế cơ sở quản lý. Cách tính ngưỡng chi tiết xem bài ngưỡng doanh thu năm không phải nộp thuế của hộ kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp
Hộ dưới ngưỡng có bắt buộc phải có sổ sách không?
Hộ nhỏ không phải lập sổ kế toán như doanh nghiệp, nhưng nên có sổ ghi doanh thu đơn giản. Đây là bằng chứng duy nhất cho thấy doanh thu thật khi bị hỏi, nhất là từ khi không còn thuế khoán.
Sao kê có nhiều tiền người thân gửi thì có bị tính là doanh thu không?
Tiền người thân gửi không phải doanh thu nếu chứng minh được. Giữ tin nhắn, ghi chú chuyển khoản, và tốt nhất là dùng tài khoản riêng cho bán hàng.
Ghi sổ trên điện thoại có được chấp nhận không?
Hình thức ghi không quan trọng bằng việc ghi đều và khớp với thực tế. Ghi trên điện thoại cần sao lưu định kỳ để không mất dữ liệu.
Hàng nhập nhiều nhưng tồn kho lớn, doanh thu vẫn thấp thì giải thích sao?
Giữ phiếu nhập và kiểm kê hàng tồn cuối năm (đếm và ghi lại). Hàng nhập không bằng doanh thu; chênh lệch được giải thích bằng tồn kho, hàng hỏng, hàng dùng cho gia đình.
Bị ấn định doanh thu cao hơn thực tế thì có khiếu nại được không?
Được. Người nộp thuế có quyền giải trình, cung cấp thêm tài liệu và khiếu nại quyết định theo Luật Quản lý thuế. Có giấy tờ thì khiếu nại mới có cơ sở.
Nhà cung cấp không xuất hoá đơn cho hộ khi nhập hàng thì giữ gì?
Giữ phiếu giao hàng, tin nhắn đặt hàng, chứng từ chuyển tiền cho nhà cung cấp. Những giấy tờ này không thay hoá đơn trong mọi trường hợp, nhưng giúp đối chiếu lượng hàng vào với doanh thu khi được hỏi.
Doanh thu gần chạm ngưỡng thì nên làm gì?
Theo dõi doanh thu cộng dồn theo tháng. Nếu dự kiến vượt, hỏi thuế cơ sở về thời điểm và cách khai để không bị chậm; không chia doanh thu cho người khác đứng tên.
