Luật Quản lý thuế có cho phép gia hạn nộp hồ sơ khai thuế khi người nộp thuế không có khả năng nộp đúng hạn do thiên tai, thảm hoạ, dịch bệnh, hoả hoạn, tai nạn bất ngờ, và có cho phép gia hạn nộp tiền thuế trong một số trường hợp như bị thiệt hại vật chất do những sự kiện đó. Ốm nặng đột ngột, tai nạn có thể được xem xét nếu thuộc tình huống luật nêu và có giấy tờ; còn đang ở nước ngoài vì công tác, du lịch, học tập thì không phải lý do gia hạn.
Tin tốt là phần lớn trường hợp không cần gia hạn: tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân nộp được qua mạng từ bất cứ đâu, có thể uỷ quyền cho người khác hoặc cho tổ chức trả thu nhập làm thay nếu đủ điều kiện. Và nếu quyết toán chỉ để lấy lại tiền thuế nộp thừa, việc nộp trễ có quy định riêng. Bài này sàng lọc từng trường hợp.
Hai loại gia hạn và trường hợp không thuộc diện
| Loại | Dùng khi | Điều kiện cần kiểm |
|---|---|---|
| Gia hạn nộp hồ sơ khai thuế | Không thể nộp tờ khai đúng hạn vì thiên tai, thảm hoạ, dịch bệnh, hoả hoạn, tai nạn bất ngờ | Văn bản đề nghị gửi cơ quan thuế trước khi hết hạn, kèm giấy tờ chứng minh; thời gian gia hạn có giới hạn theo luật |
| Gia hạn nộp tiền thuế | Có số thuế phải nộp thêm nhưng bị thiệt hại vật chất do sự kiện luật nêu, hoặc thuộc đợt gia hạn chung có áp dụng | Hồ sơ đề nghị, xác nhận thiệt hại; với cá nhân quyết toán tiền lương rất hiếm khi áp dụng |
| Không thuộc diện | Đi công tác, du lịch, học tập ở nước ngoài; bận việc; quên hạn; chưa nhận được chứng từ khấu trừ | Tìm cách nộp đúng hạn hoặc chấp nhận hệ quả nộp trễ |
Hạn tự quyết toán của cá nhân là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau năm tính thuế theo Luật Quản lý thuế; kiểm tra văn bản mới nếu có thay đổi.
Sàng lọc nhanh: có cần gia hạn thật không
- Năm đó mình có phải tự quyết toán không, hay thuộc trường hợp không phải quyết toán (ví dụ tổ chức trả thu nhập đã quyết toán thay, hoặc số thuế phải nộp thêm thuộc diện không phải quyết toán theo quy định)?
- Quyết toán để nộp thêm hay để hoàn thuế nộp thừa?
- Có tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại chưa? Đăng nhập được từ nơi đang ở không?
- Có người thân hoặc đại lý thuế có thể được uỷ quyền nộp thay không?
- Lý do không nộp được là gì, và có giấy tờ chứng minh không (giấy ra viện, xác nhận tai nạn)?
Câu 1 và 2 loại được nhiều trường hợp nhất. Câu 3 và 4 thường giải quyết phần còn lại. Chỉ khi cả năm câu đều bất lợi mới cần đến đề nghị gia hạn.
Đang ở nước ngoài: những cách nộp đúng hạn
- Nộp qua mạng: tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân có thể nộp qua tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại, đăng nhập bằng số định danh cá nhân. Nên kiểm tra khả năng nhận mã xác thực khi ở nước ngoài trước khi đi.
- Uỷ quyền cho tổ chức trả thu nhập: nếu năm đó chỉ có thu nhập tiền lương từ một nơi theo hợp đồng lao động và đủ điều kiện theo quy định, có thể uỷ quyền để công ty quyết toán thay trước khi đi.
- Uỷ quyền cho người khác, đại lý thuế nộp hồ sơ thay, bằng giấy uỷ quyền theo quy định.
- Chuẩn bị trước: xin chứng từ khấu trừ của các nơi trả thu nhập, danh sách người phụ thuộc, trước khi rời Việt Nam.
Người sắp xuất cảnh để định cư ở nước ngoài có nghĩa vụ quyết toán thuế trước khi xuất cảnh theo quy định — đây là trường hợp khác với đi công tác, du lịch ngắn ngày, cần làm sớm.
Đang ốm, nằm viện: khi nào đề nghị gia hạn nộp hồ sơ
Nếu tai nạn, bệnh nặng xảy ra đột ngột ngay trước hạn và không có ai thay mặt nộp được, có thể gửi văn bản đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế tới cơ quan thuế quản lý, nêu lý do và kèm giấy tờ (giấy nhập viện, giấy xác nhận của cơ sở y tế, biên bản tai nạn). Điều quan trọng:
- Văn bản đề nghị phải gửi trước khi hết hạn nộp hồ sơ. Người thân có thể gửi thay.
- Việc chấp nhận hay không do cơ quan thuế xem xét theo tình huống luật nêu; bệnh mãn tính đã biết từ lâu khó được coi là “bất ngờ”.
- Gia hạn nộp hồ sơ không tự động gia hạn nộp tiền. Nếu có số thuế phải nộp thêm, tiền chậm nộp vẫn có thể phát sinh trừ khi được gia hạn nộp tiền riêng.
Người bệnh nặng có thu nhập chịu thuế trong năm còn có thể xét giảm thuế do bệnh hiểm nghèo — việc khác với gia hạn, xem bài cá nhân bị bệnh hiểm nghèo: giảm thuế TNCN và hồ sơ đề nghị.
Ví dụ giả định: hai người, hai cách xử lý
Người thứ nhất đi làm cho hai công ty trong năm, bị khấu trừ nhiều hơn số phải nộp, tháng 4 được cử đi đào tạo ở nước ngoài ba tháng. Vì quyết toán để hoàn thuế, người này có thể nộp qua ứng dụng thuế từ nơi đang ở, hoặc nộp sau khi về mà không bị xử phạt về chậm nộp hồ sơ theo quy định nêu trên. Không cần đề nghị gia hạn.
Người thứ hai có thêm thu nhập từ hợp đồng dịch vụ, cuối năm phải nộp thêm thuế. Cuối tháng 4, người này bị tai nạn giao thông, nằm viện. Người nhà gửi văn bản đề nghị gia hạn nộp hồ sơ kèm giấy nhập viện trước hạn. Nếu được chấp nhận, hồ sơ nộp trong thời gian gia hạn; còn tiền thuế phải nộp thêm cần xem có được gia hạn nộp tiền không, nếu không thì nộp sớm nhất có thể để hạn chế tiền chậm nộp — người nhà có thể nộp tiền thay qua ngân hàng.
Quyết toán để hoàn thuế mà nộp trễ
Nhiều người đi làm bị khấu trừ nhiều hơn số phải nộp, quyết toán chỉ để lấy lại tiền. Theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trường hợp cá nhân nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân quá hạn mà phát sinh số thuế được hoàn thì không bị xử phạt về hành vi nộp chậm hồ sơ; kiểm tra văn bản hiện hành trước khi dựa vào.
Nói cách khác, người đang ở nước ngoài hay đang ốm mà quyết toán để hoàn thuế thì không cần vội đề nghị gia hạn: có thể nộp khi thuận tiện. Tuy vậy, đề nghị hoàn thuế cũng có thời hiệu theo Luật Quản lý thuế, không nên để quá lâu.
Ngược lại, người có số thuế phải nộp thêm mà nộp trễ thì chịu tiền chậm nộp tính theo ngày (mức 0,03%/ngày theo quy định lâu nay; kiểm tra mức hiện hành) và có thể bị xử phạt về chậm nộp hồ sơ.
Hồ sơ phải giữ để chứng minh
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của từng nơi trả thu nhập trong năm.
- Hồ sơ người phụ thuộc đã đăng ký.
- Giấy uỷ quyền quyết toán (cho tổ chức trả thu nhập, người thân hoặc đại lý thuế).
- Văn bản đề nghị gia hạn nộp hồ sơ và giấy tờ chứng minh lý do nếu có; thông báo trả lời của cơ quan thuế.
- Giấy xác nhận thời gian ở nước ngoài nếu cần giải thích về tình trạng cư trú.
Tự kiểm tra ở đâu: thu nhập, số thuế đã khấu trừ của năm và trạng thái hồ sơ quyết toán đã nộp xem trên ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử cá nhân; nếu hồ sơ gửi qua mạng, lưu thông báo tiếp nhận. Câu hỏi về việc có thuộc diện không phải quyết toán hỏi cơ quan thuế quản lý nơi cư trú hoặc nơi làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Đi công tác nước ngoài ba tháng đúng mùa quyết toán thì có được gia hạn không?
Không. Đi công tác không thuộc các lý do gia hạn của Luật Quản lý thuế. Có thể nộp qua mạng, uỷ quyền cho người khác, hoặc uỷ quyền cho công ty quyết toán thay nếu đủ điều kiện.
Nằm viện dài ngày mà người nhà gửi đề nghị gia hạn thay có được không?
Được, văn bản đề nghị có thể do người được uỷ quyền gửi, kèm giấy tờ của cơ sở y tế. Cần gửi trước khi hết hạn nộp hồ sơ.
Không quyết toán thì tiền thuế bị khấu trừ thừa có mất không?
Tiền không tự hoàn nếu không có hồ sơ. Người nộp thuế có thể nộp quyết toán sau hạn để đề nghị hoàn; cần lưu ý thời hiệu đề nghị hoàn theo Luật Quản lý thuế.
Được gia hạn nộp hồ sơ thì có phải nộp tiền chậm nộp không?
Gia hạn nộp hồ sơ không đồng nghĩa với gia hạn nộp tiền. Nếu có số thuế phải nộp thêm, cần xem hạn nộp tiền áp dụng và có đề nghị gia hạn nộp tiền riêng hay không.
Người ở nước ngoài không nhận được mã xác thực qua số điện thoại Việt Nam thì làm sao?
Kiểm tra trước khi đi các cách xác thực khác mà ứng dụng thuế và tài khoản thuế điện tử hỗ trợ, hoặc cập nhật số điện thoại, thư điện tử liên hệ. Nếu không được, uỷ quyền cho người ở trong nước là cách chắc chắn nhất.
Người đã thôi việc trước khi đi nước ngoài có uỷ quyền cho công ty cũ quyết toán thay được không?
Điều kiện uỷ quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay được quy định cụ thể theo thời gian làm việc và nguồn thu nhập trong năm. Nếu không đủ điều kiện, cá nhân tự quyết toán hoặc uỷ quyền cho người khác, đại lý thuế nộp thay.
