Một khoản tiền doanh nghiệp đưa cho sự kiện của sinh viên có thể rơi vào ba kết quả khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu là tài trợ cho giáo dục đúng đối tượng nhận và đúng hồ sơ theo Luật Thuế TNDN, khoản chi có thể được trừ. Nếu doanh nghiệp nhận lại quyền lợi quảng cáo rõ ràng (logo, gian hàng, giới thiệu sản phẩm), khoản chi thường được nhìn như chi quảng cáo, tiếp thị — được trừ khi có hợp đồng, hoá đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ. Còn nếu tiền đưa cho một nhóm sinh viên không có tư cách pháp lý, không có hợp đồng, không có hoá đơn, khoản chi thường bị loại.
Đối với doanh nghiệp khởi nghiệp đang trong thời gian miễn thuế, câu hỏi “được trừ hay không” vẫn quan trọng: nó ảnh hưởng tới lỗ được chuyển sang năm sau và tới bức tranh tài chính khi gọi vốn. Bài này đưa ra câu hỏi sàng lọc, bảng so sánh ba kết quả và bộ giấy tờ nên đòi trước khi chuyển tiền.
Ba kết quả và điều kiện cần kiểm
| Kết quả | Khi nào thường rơi vào | Điều kiện cần kiểm |
|---|---|---|
| Tài trợ giáo dục được trừ | Tài trợ cho cơ sở giáo dục, học bổng, trang thiết bị, hoạt động giáo dục, không đòi quyền lợi thương mại | Bên nhận là cơ sở giáo dục hoặc tổ chức có chức năng theo luật; có văn bản xác nhận khoản tài trợ, hồ sơ theo quy định của Luật Thuế TNDN và hướng dẫn hiện hành |
| Chi quảng cáo, tiếp thị được trừ | Doanh nghiệp nhận lại quyền lợi: logo, gian hàng, phát biểu, tên trên ấn phẩm, tiếp cận sinh viên để tuyển dụng | Hợp đồng với bên có tư cách pháp lý; hoá đơn hợp lệ; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 5 triệu đồng trở lên nếu muốn khấu trừ thuế GTGT |
| Bị loại | Đưa tiền mặt cho ban tổ chức là sinh viên; không hợp đồng; không hoá đơn; không có bằng chứng quyền lợi nhận lại | — |
Ranh giới giữa dòng một và dòng hai là có đối ứng hay không. Tài trợ thuần tuý là cho đi; khi doanh nghiệp nhận lại quyền lợi thương mại, bản chất đã là mua dịch vụ.
Sàng lọc nhanh trước khi ký tài trợ
- Ai là bên ký nhận tiền: trường đại học, khoa, đoàn thanh niên, hội sinh viên của trường — hay một nhóm sinh viên tự đứng ra?
- Bên nhận có xuất được hoá đơn, hoặc văn bản xác nhận nhận tài trợ theo mẫu hợp lệ không?
- Doanh nghiệp nhận lại gì: logo trên phông nền, gian hàng, được phát biểu, danh sách ứng viên, hay không nhận gì?
- Tiền dùng cho việc gì: học bổng, giải thưởng cho sinh viên, thuê hội trường, in ấn, ăn uống cho ban tổ chức?
- Thanh toán bằng chuyển khoản tới tài khoản của tổ chức, hay đưa tiền mặt, chuyển vào tài khoản cá nhân của trưởng ban?
Câu 1 và 5 hay quyết định kết quả nhiều nhất. Câu lạc bộ sinh viên thường không có tư cách pháp nhân và không có tài khoản riêng; ký với trường hoặc tổ chức đoàn, hội của trường là cách để có chứng từ hợp lệ.
Ngày hội việc làm và cuộc thi: thường là quảng cáo, tuyển dụng
Phần lớn khoản tài trợ của doanh nghiệp khởi nghiệp cho sự kiện sinh viên có mục đích rõ: tuyển người và giới thiệu thương hiệu. Khi đó:
- Gian hàng tại ngày hội việc làm: là mua dịch vụ của đơn vị tổ chức. Cần hợp đồng dịch vụ hoặc thư xác nhận gói tài trợ ghi rõ quyền lợi, hoá đơn của trường hoặc đơn vị tổ chức.
- Tài trợ cuộc thi đổi lấy tên trên giải thưởng: quảng cáo. Nếu doanh nghiệp trực tiếp trao tiền thưởng cho sinh viên đoạt giải, phần tiền thưởng đó còn phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người nhận tuỳ bản chất (trúng thưởng hay giải thưởng thuộc nhóm không tính thuế).
- Tài trợ hiện vật (sản phẩm của công ty làm quà cho người tham dự): thường là hàng hoá dùng cho khuyến mại, quảng cáo; xem quy định về hoá đơn và thuế GTGT khi xuất hàng cho mục đích này.
Khi nào khoản tài trợ có thể được trừ như tài trợ giáo dục
Luật Thuế TNDN cho phép trừ khoản tài trợ cho giáo dục khi đúng đối tượng nhận và có hồ sơ theo quy định. Với sự kiện sinh viên, những trường hợp gần với tài trợ giáo dục:
- Tài trợ học bổng cho sinh viên thông qua trường, không kèm điều kiện làm việc cho doanh nghiệp. Chi tiết có trong bài doanh nghiệp tài trợ học bổng.
- Tài trợ trang thiết bị cho phòng thí nghiệm, thư viện của trường.
- Tài trợ hoạt động học thuật do trường tổ chức mà doanh nghiệp không nhận quyền lợi thương mại đáng kể.
Học bổng kèm cam kết “ra trường làm cho công ty hai năm” không còn là tài trợ thuần tuý; bản chất gần với chi phí tuyển dụng, đào tạo. Cách xử lý thuế khác, và khoản đó có thể là thu nhập chịu thuế của sinh viên nhận — cần xem kỹ trước khi thiết kế chương trình.
Ví dụ giả định: một công ty phần mềm tài trợ ba sự kiện trong năm
Giả sử một công ty phần mềm nhỏ trong năm chi cho ba việc liên quan tới sinh viên:
- Gian hàng tại ngày hội việc làm của một trường đại học, ký hợp đồng với trường, nhận hoá đơn của trường: chi quảng cáo, tuyển dụng — được trừ khi đủ chứng từ.
- Năm suất học bổng trao qua phòng công tác sinh viên của một trường khác, không kèm điều kiện làm việc, có văn bản xác nhận của trường: gần với tài trợ giáo dục — xét theo hồ sơ quy định cho khoản tài trợ này.
- Tiền mặt đưa cho trưởng nhóm một câu lạc bộ lập trình để tổ chức buổi giao lưu, chỉ có giấy biên nhận viết tay: không có bên nhận có tư cách pháp lý, không hoá đơn — nhiều khả năng bị loại.
Cả ba đều là việc tốt và đều giúp công ty tuyển người. Chỉ có cách làm giấy tờ khác nhau dẫn tới kết quả khác nhau. Nếu muốn giữ khoản thứ ba, lần sau ký qua đoàn thanh niên hoặc khoa của trường.
Những khoản chi hay bị loại
- Chuyển khoản cho tài khoản cá nhân của trưởng ban tổ chức, không có văn bản của trường hay đơn vị có tư cách pháp lý.
- Chi tiền mặt không có chứng từ nhận tiền hợp lệ.
- Hoá đơn ghi nội dung không khớp (ghi “dịch vụ quảng cáo” nhưng thực tế doanh nghiệp không nhận quyền lợi nào, hoặc ngược lại).
- Tiền ăn uống, liên hoan của ban tổ chức do doanh nghiệp trả trực tiếp mà không gắn với hợp đồng tài trợ.
- Khoản “tài trợ” thực chất để đổi lấy hoá đơn có giá trị cao hơn số chi thật: đây là rủi ro pháp lý nghiêm trọng, không chỉ là bị loại chi phí.
Hồ sơ phải giữ để chứng minh
- Hợp đồng tài trợ hoặc hợp đồng dịch vụ quảng cáo, ghi rõ bên nhận, số tiền, quyền lợi đối ứng (nếu có), cách thanh toán.
- Hoá đơn của bên nhận (với chi quảng cáo) hoặc văn bản xác nhận tài trợ theo hồ sơ quy định (với tài trợ giáo dục).
- Chứng từ chuyển khoản tới tài khoản của tổ chức.
- Bằng chứng thực hiện: ảnh gian hàng, ấn phẩm có logo, báo cáo sau sự kiện của ban tổ chức.
- Danh sách sinh viên nhận giải, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu doanh nghiệp trực tiếp trao thưởng.
Tự kiểm tra ở đâu: thông tin người nộp thuế của bên nhận (trường, đơn vị tổ chức) tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế trước khi ký; hoá đơn nhận được kiểm tra trên cổng hoá đơn điện tử; doanh nghiệp xem lại tờ khai quyết toán, phần chi phí không được trừ đã kê, trong tài khoản thuế điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Câu lạc bộ sinh viên không có con dấu thì ký hợp đồng thế nào?
Thường ký với trường, khoa hoặc tổ chức đoàn, hội của trường có tư cách pháp lý và tài khoản riêng, câu lạc bộ là đơn vị thực hiện. Như vậy doanh nghiệp có chứng từ hợp lệ và tiền đi vào tài khoản của tổ chức.
Doanh nghiệp đang được miễn thuế TNDN thì có cần quan tâm chi phí được trừ không?
Có. Chi phí được trừ ảnh hưởng tới số lỗ được chuyển sang các năm sau khi hết miễn, và tới báo cáo tài chính khi gọi vốn. Khoản chi thiếu chứng từ vẫn bị loại dù năm đó không phải nộp thuế.
Tài trợ bằng sản phẩm của công ty thì hạch toán ra sao?
Xuất hàng dùng cho quảng cáo, tài trợ cần lập hoá đơn hoặc chứng từ theo quy định hoá đơn hiện hành, và xem nghĩa vụ thuế GTGT với hàng hoá tiêu dùng nội bộ hoặc cho, biếu. Giữ biên bản giao nhận với ban tổ chức.
Trao tiền thưởng trực tiếp cho sinh viên thắng cuộc thi có phải khấu trừ thuế không?
Tuỳ bản chất khoản thưởng. Nếu là giải thưởng trong cuộc thi do doanh nghiệp tổ chức hoặc trao, có thể là thu nhập từ trúng thưởng, khấu trừ theo quy định với phần vượt mức; cần xem quy chế cuộc thi.
Hoá đơn của trường ghi “tài trợ” có được khấu trừ thuế GTGT không?
Tài trợ không có đối ứng thường không phải là mua hàng hoá, dịch vụ nên không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ. Nếu là dịch vụ quảng cáo có hoá đơn GTGT, phần thuế đầu vào được xét khấu trừ theo điều kiện chung.
Tài trợ một lần cho nhiều trường thì có cần hợp đồng riêng từng trường không?
Nên có văn bản riêng với từng bên nhận tiền, vì mỗi bên là một người xuất hoá đơn hoặc văn bản xác nhận. Một hợp đồng khung với đơn vị tổ chức chung cũng được nếu đơn vị đó là bên nhận tiền và xuất chứng từ.
